Екранът „Категории служебни документи“ Ви позволява да изградите подробна номенклатура за вътрешния архив на фирмата . Това гарантира, че всеки служебен документ ще бъде класифициран на правилното място .
Следвайте тези стъпки, за да организирате и управлявате папките:
Стъпка 1: Разберете йерархията на служебните папки
Системата разделя документите на две нива за по-лесно ориентиране от служителите :
Главни категории: Номерирани с цели числа. Те служат за основни големи раздели във Вашия вътрешен архив (напр. 1 Заповеди, 2 Вътрешни правила, 3 Договори с доставчици, 4 Кадрови документи) .
Подкатегории: Отбелязани са с десетични числа и стрелка надясно. Те се създават вътре в главната папка за по-тясно специализиране (напр. 4.1 Трудови договори се намира вътре в 4 Кадрови документи).
Стъпка 2: Добавете нова основна папка (Главна категория)
Ако е необходимо да създадете изцяло нов голям раздел за документооборота на фирмата, натиснете синия бутон „+ Добави категория“ в горния десен ъгъл на екрана.
Стъпка 3: Създайте подкатегория в съществуващ раздел
Намерете реда на главната папка, в която искате да добавите подраздел.
В колона „ДЕЙСТВИЯ“ кликнете върху първата икона, изобразяваща документ с малък плюс. Във формата въведете името на подкатегорията, за да я зачислите автоматично към главната папка.
Стъпка 4: Редактирайте или преименувайте съществуваща папка
Ако искате да коригирате правописна грешка или да промените наименованието на папка, кликнете върху иконата с молив на съответния ред в таблицата.
Стъпка 5: Изтрийте излишна категория от архива
За да премахнете остаряла или погрешно създадена папка, натиснете червения бутон с кошче за боклук .
Важно правило: Преди да изтриете дадена категория или подкатегория, се уверете, че в нея няма останали активни документи, тъй като системата изисква папката да бъде напълно празна .