Екранът „Шаблони на документи“ Ви позволява да залагате готови стандартизирани бланки в системата. Тези шаблони помагат на клиентите да попълват или изтеглят нужните документи много по-бързо, като същевременно гарантират, че екипът използва одобрени от кантората текстове.
Следвайте тези стъпки, за да работите с този интерфейс:
Стъпка 1: Прегледайте текущите шаблони в списъка
В основната таблица виждате всички регистрирани бланки със следните детайли:
Шаблон: Името на документа и точната дата и час на последното му обновяване
Категория и Подкатегория: Показва към кой правен отрасъл и папка е зачислен шаблонът (напр. Трудово право -> Трудови договори), за да се открива лесно.
Статус: Зеленият етикет „Активен“ означава, че шаблонът е в действие и е достъпен за използване.
Стъпка 2: Използвайте бързите действия в таблицата
В колона „ДЕЙСТВИЯ“ на списъка разполагате със следните инструменти за управление:
Кликнете върху първата икона (лист с прегънат край), за да изтеглите файла на компютъра си и да тествате съдържанието му .
Натиснете иконата с молив, ако трябва да коригирате административните детайли на шаблона.
Кликнете върху червената икона с кошче за боклук най-вдясно, ако бланката вече е остаряла и искате да я изтриете от системата .
Стъпка 3: Стартирайте създаването на нов шаблон
Ако искате да добавите изцяло нова бланка или договор, натиснете синия бутон „+ Нов шаблон“ в горния десен ъгъл . Системата ще отвори формата за въвеждане на данни .
Стъпка 4: Попълнете основните данни в прозореца
В най-горната част на формата конфигурирайте настройките на бланката:
Име на шаблона: Въведете ясно наименование (напр. „Пълномощно за представителство“).
Категория и Подкатегория: От падащите менюта изберете съответната папка (номенклатура), към която принадлежи документът.
Уверете се, че квадратчето „Активен шаблон“ е маркирано, за да бъде готов за употреба веднага след записването .
Стъпка 5: Оформете текста чрез редактора
В блока „Съдържание на шаблона“ разполагате с пълнофункционален текстов редактор :
Напишете или поставете основния текст на Вашия документ.
Използвайте инструментите от лентата, за да форматирате текста: удебеляване (B), курсив (I), подравняване, добавяне на таблици или списъци .
Стъпка 6: Вмъкнете динамични тагове за автоматизация
В десния панел се намира инструментът Динамични тагове, чрез който системата сама попълва данните в документите:
Позиционирайте курсора на мишката на точното място в текста, където трябва да се появи конкретна информация (напр. където се изписва датата или номера на делото).
Отворете съответния раздел отдясно (Служебни, Клиент, Дело, Роли по делото, Документ, Моята кантора).
Кликнете върху желания таг (напр. Текуща дата или Изходящ номер) . Системата ще вмъкне специален код в текста, който при реално генериране на документ автоматично ще се замени с вярната информация.
Стъпка 7: Запазете готовия шаблон
Отидете в горния десен ъгъл на екрана и натиснете синия бутон „Запази“, за да активирате шаблона . Ако искате да анулирате промените, натиснете бутона „Отказ“ до него .