Екранът „Шаблони за служебни документи“ Ви позволява да залагате готови вътрешни стандарти и бланки на фирмата (напр. заповеди, вътрешни правила, кадрови документи), за да се генерират бързо и лесно от целия екип . Чрез системата от динамични тагове софтуерът може автоматично да попълва специфични данни за кантората и текущите дати в текстовете .
Следвайте тези стъпки, за да преглеждате, управлявате и създавате Вашите служебни шаблони:
Стъпка 1: Проверете текущите бланки в списъка
Когато влезете в екрана, системата Ви показва таблица с всички активни вътрешни бланки .
Ако виждате съобщението „Няма създадени шаблони за служебни документи. Създайте първия шаблон“, това означава, че Вашата база данни е все още празна и е време да регистрирате първия документ.
След като добавите шаблони, в тази таблица ще можете да следите техните имена, Категория, Подкатегория и текущ Статус (напр. Активен), както и да ги редактирате или изтривате.
Стъпка 2: Стартирайте създаването на нов служебен шаблон
За да отворите прозореца за въвеждане на нова фирмена бланка, отидете в горния десен ъгъл на страницата и натиснете синия бутон „+ Нов шаблон“. Системата ще отвори формата за конфигуриране.
Стъпка 3: Попълнете административните данни за шаблона
Най-отгоре в блока „Данни за шаблона“ въведете основните параметри :
Име на шаблона: Въведете ясно наименование (напр. „Вътрешна заповед за отпуск“ или „Правила за работен етикет“).
Категория и Подкатегория: От падащите менюта изберете съответната папка от Вашата номенклатура (напр. Заповеди или Вътрешни правила), за да се подреди правилно документът.
Уверете се, че квадратчето „Активен шаблон“ е маркирано, за да бъде бланката достъпна за екипа веднага след запис .
Стъпка 4: Оформете текста чрез текстовия редактор
В блока „Съдържание на шаблона“ разполагате с разширен редактор за форматиране :
Напишете или поставете официалния текст на Вашия служебен документ .
Използвайте бутоните от лентата, за да персонализирате визията: удебеляване (B), курсив (I), подравняване, заглавия (H2), както и добавяне на таблици, списъци или директно вграждане на PDF елементи.
Стъпка 5: Вмъкнете динамични тагове за автоматично попълване
В десния панел се намира инструментът „Динамични тагове“, който позволява на системата да попълва текстовете вместо Вас :
Кликнете с мишката на точното място вътре в текста на документа, където трябва да се изпише автоматична информация.
Разгърнете желания раздел отдясно (Служебни или Моята кантора) .
Кликнете върху нужния таг (напр. Текуща дата или Изходящ номер) . Системата ще добави код в текста, който при реално издаване на служебен документ автоматично ще се замени с правилните данни за деня.
Стъпка 6: Запазете готовия служебен шаблон
След като завършите оформянето на текста, отидете в горния десен ъгъл на екрана и натиснете синия бутон „Запази“ . Бланката ще се запише веднага в списъка. Ако искате да анулирате операцията, натиснете бутона „Отказ“ до него.